A prestação de contas do condomínio é o processo de relacionar as despesas e custos, comparando-os com os recursos arrecadados mensalmente. Essa é a maneira mais transparente de mostrar aos moradores para onde está indo o dinheiro investido no condomínio.
Mas, para que esse processo de relacionar contas, despesas e custos não seja um caos, saiba como fazer isso em alguns passos simples. Boa leitura!
Como fazer uma boa prestação de contas do condomínio?
A prestação de contas do condomínio é o ato de relacionar os custos, despesas e receitas do prédio, demonstrando exatamente como foi usado o recurso financeiro arrecadado dentro de determinados períodos do ano.
E por que essa prestação é importante? Para gerar transparência na relação entre condôminos e moradores, mostrando a eles para onde estão indo os recursos pagos mês a mês. E para que essa atividade seja realizada com eficiência, vamos conferir as dicas que todo síndico pode seguir:
Preparando o relatório: orçamento, receitas e despesas
Todo gasto no condomínio precisa ser justificado, ou seja, os moradores têm o direito de saber para onde está indo o dinheiro investido todo mês. Nesse sentido, é papel do síndico relacionar as despesas, os custos e o orçamento do condomínio em um relatório ou sistema, bem como o valor arrecadado.
- Gastos fixos: aqueles pagos mensalmente, tais como, água, luz, internet, alarme, funcionários, etc
- Variáveis: são aqueles gastos com manutenção e reformas esporádicas
Balancete
Após saber quais são as despesas e custos do condomínio, é necessário saber se o valor arrecadado está mantendo as contas no azul mensalmente, através do balancete. Nele, é possível relacionar a diferença entre as receitas e despesas do mês atual, bem como quanto o condomínio tem em caixa.
Devedores
O síndico precisa relacionar as métricas que demonstrem a inadimplência do condomínio, caso seja necessário, apresentando dados de contas em aberto e o déficit de caixa, por exemplo, comprovando a necessidade de regularização dos débitos dos moradores junto ao síndico.
Use a tecnologia ao seu favor
Sabemos que cada pessoa se adapta a uma ferramenta de trabalho, seja papel, agenda, planilha ou sistema. Nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada da organização, pois consegue relacionar todos os dados do condomínio em um só lugar, sem a necessidade de arquivar vários papéis.
Quando deve acontecer a prestação de contas
Geralmente, essa prestação de contas do condomínio pode ocorrer a cada reunião ou assembleia do prédio, bem como ser realizada apenas uma vez ao mês.
O Art. 1.348 do Código Civil determina que o síndico preste contas anualmente aos moradores em assembleia ou sempre que um morador solicitar. É importante ressaltar também que nessa assembleia é realizada a aprovação das despesas para os próximos 12 meses, bem como a previsão de orçamento.
Como demonstrar a prestação de contas do condomínio de forma eficaz?
Após preparar toda a documentação relacionada aos gastos do prédio, chegou o dia de apresentá-la ao condomínio. E para realizar isso da melhor forma, vamos conferir as dicas de como o síndico pode se preparar:
- Antes da reunião, o síndico precisa ter toda a documentação preparada e pronta para ser apresentada aos condôminos, seja em uma pasta física, caderno, planilha ou sistema
- Por se tratar de temas um tanto extensos, é de grande valia elaborar um resumo escrito para que os moradores acessem as informações e as guardem consigo sempre que precisarem
- Se precisar, use gráficos e elementos que ilustrem a sua reunião de forma lúdica, evitando que fique cansativa e entediante
- Vá direto ao ponto: ninguém gosta de ficar longas horas sentado ouvindo uma única pessoa falar. Determine o começo, meio e fim da reunião e abra para os moradores perguntarem ou deixarem as suas opiniões
- Estimular o diálogo e a boa conversa entre os membros do condomínio, é o primeiro passo para manter o bem-estar e equilíbrio no dia a dia.
E aí, gostou de saber como fazer uma prestação de contas do condomínio eficiente? Então não perca nenhum conteúdo em nosso blog, pois, com certeza eles irão te ajudar na rotina de síndico.
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