Depois de entender que há um problema na gestão predial ou que é preciso profissionalização nesse processo, o próximo passo é buscar uma forma para contratar uma administradora de condomínios.
No entanto, esse processo pode não ser tão simples assim e envolve uma atenção redobrada. Afinal, estamos falando de uma decisão que, muitas vezes, envolve muitos condôminos e que impacta diretamente o valor da taxa condominial e a relação entre síndicos e moradores.
A seguir, vamos explicar o passo a passo para você que está procurando uma forma eficiente de contratar uma administradora de condomínios e começar a contar com as vantagens desse fornecedor. Confira:
Quem deve contratar uma administradora de condomínios?
Antes de apresentarmos o passo a passo, é necessário responder uma questão muito importante. Afinal, quem é o responsável pela contratação de uma empresa especializada em administração de condomínios.
A resposta é bem direta: o síndico.
No entanto, essa decisão não pode ser tomada sem a consulta e aprovação de ⅔ dos moradores ou de seus representantes legais. Assim, o síndico precisa fazer uma convocação de assembleia condominial para apresentar propostas de empresas com esse foco e, a partir desses orçamentos, realizar a contratação da administradora.
Passo a passo para contratar uma administradora de condomínios
Com a questão sobre o papel na contratação, vamos aos passos necessários para realizar esse procedimento.
1° passo: Entender a necessidade do condomínio
Antes de contratar uma administradora de condomínios é preciso entender quais são as principais dores e demandas do seu condomínio. Esses pontos são fundamentais para encontrar um fornecedor que realmente atenda ao seu objetivo e entregue resultados relevantes para o dia a dia.
2° passo: Entender a realidade do condomínio
Em grande parte dos casos, contratar uma administradora de condomínios é o melhor caminho para resolver problemas de gestão. Porém, você enquanto síndico, precisa entender se o cenário atual do condomínio é realmente condizente com a contratação desse serviço.
3° passo: Buscar recomendações da administradora de condomínio
O segundo passo é buscar recomendações de empresas competentes no mercado. Essa é uma decisão importante para o futuro do condomínio, por isso, precisa ser bem feita. Como falamos, é preciso de, pelo menos, 3 orçamentos. Assim, buscar organizações que já prestam esse serviço em prédios vizinhos é um método para analisar o que oferecem e colher feedbacks.
Analisar o histórico da empresa também é um ponto importante desse passo. Empresas já consolidadas no mercado e que contam com profissionais sérios e competentes tendem a oferecer serviços melhores. No final das contas o fundamental é garantir que a gestão do seu condomínio não esteja em mãos erradas.
4° passo: Verificar se a administradora de condomínio é registrada no CRA
O Conselho Regional de Administração, ou simplesmente CRA, é o órgão responsável pela fiscalização de instituições que prestam serviços nessa área. Saber se as empresas escolhidas possuem esse registro é importante para garantir que todo um investimento não seja jogado fora e também para entender como buscar direitos em caso de serviço não prestado.
5° passo: Analisar o contrato da administradora de forma detalhada
O contrato com um prestador de serviços é sempre um documento que deve ser analisado por mais de uma pessoa. Nesse caso, é importante também procurar ajuda de um profissional da área jurídica, assim, é possível entender todas as informações e garantir que nenhum serviço combinado esteja fora.
Além disso, esse ponto é fundamental para evitar cláusulas abusivas, bem como cobranças adicionais e inesperadas que podem impactar o valor pago, aumentando a taxa condominial.
6° passo: Entender os processos
Depois de todos os passos e da aprovação em assembleia geral, o último passo necessário é o do acompanhamento diário. A administradora serve como um auxílio para o trabalho do síndico, assim, é importante que essa pessoa também seja responsável por gerenciar todas as atividades executadas pela empresa.
Entender os processos de rotina é algo importante para criar hábitos de alinhamento entre as partes. Assim, cria-se também um movimento importante para o condomínio, onde síndico e administradora trabalham alinhados em função do bom funcionamento do prédio.
Por fim, seguindo esses passos será possível contratar uma administradora de condomínios e começar a contar com as vantagens desse fornecedor. Esse é um caminho importante para otimizar processos e inclusive reduzir custos, no entanto, a escolha deve ser feita com atenção, evitando o risco de contar com um fornecedor incidente.
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