A assembleia é o principal evento para decisões, prestações de conta e definições sobre o dia a dia de um condomínio. Nesse sentido, a ata de reunião de condomínio é o documento que serve para registrar tudo que foi decidido, fazer com que todos condôminos tenham ciência do que foi combinado e dar segurança para a gestão do síndico.
No entanto, recebemos muitas dúvidas sobre a construção de uma ata de reunião de condomínio. Ao longo desse conteúdo, vamos explicar os detalhes deste documento passando por pontos que devem estar presentes e ações necessárias.
Como deve ser feita a ata de reunião de condomínio?
Como falamos, a ata de condomínio é um item obrigatório para que uma assembleia seja válida. Isso acontece por causa deste documento ser a prova do resultado de discussões e votações que acontecem nesses eventos.
Dito isso, o processo de feitura da ata precisa seguir alguns procedimentos necessários para que seja de fato um documento válido e permanente. O primeiro passo é a necessidade de digitalização.
A ata pode ser feita a mão durante a assembleia, seja por uma questão de facilidade ou mesmo de preferência. Porém, é preciso que seja digitalizada, tanto para assegurar o arquivamento correto, quanto para possibilitar que todos tenham acesso ao documento.
Vale destacar que essa não é uma regra e sim uma recomendação para evitar problemas relacionados à perda da ata de condomínio.
Conteúdo de uma ata de condomínio
De uma forma geral, a ata é o resumo dos assuntos que foram abordados durante a assembleia. Abaixo, listamos os pontos primordiais que precisam ser registrados neste documento.
Pontos presentes todas atas de condomínio:
- Informações sobre a assembleia: data, horário e local da assembleia.
- Informações sobre o condomínio: nome, endereço e nome do síndico.
- Escolha do responsável pela elaboração da ata da reunião.
- Tipo de assembleia (ordinária mensal ou anual, ou extraordinária).
- Lista de presentes, com nome completo e unidades que cada pessoa representa.
- Tópicos que foram sugeridos antes da assembleia.
- Registro dos assuntos que foram debatidos durante a assembleia, destacando as votações, questões mais relevantes.
- Lista dos condôminos que se retiraram durante a realização da assembleia.
- Registro de tópicos que devem ser apresentados em uma próxima assembleia.
- Assinatura dos presentes, destacando a assinatura do responsável pela ata e também de algum membro da gestão do condomínio.
Perguntas e respostas sobre a ata do condomínio
Para finalizarmos, separamos as 4 principais perguntas que sempre aparecem quando o assunto é ata de condomínio e respondemos de uma forma simples e direta. Confira:
Quem é responsável pela ata de condomínio?
Normalmente, o responsável pela elaboração da ata de condomínio é um secretário de mesa, membro do conselho fiscal ou ainda um condômino ou morador escolhido exclusivamente para essa tarefa.
O síndico precisa aprovar a ata da assembleia?
Não. A ata é um documento de registro e um item necessário para validação da assembleia. Mesmo sem a aprovação do síndico, o documento deverá ser registrado e utilizado como fonte máxima de dados a respeito do que foi discutido.
A ata precisa ser divulgada?
Sim, de acordo com a lei n° 4591/64, há um prazo de oito dias para a divulgação da ata da reunião de condomínio para todos os envolvidos nessa organização por meio dos canais oficiais. No entanto, esse prazo depende do que está estabelecido na convenção.
Discussões e debates entre participantes devem ser pauta?
Nos casos em que esses debates não ultrapassem os direitos de moradores, sobretudo quando envolvem questões pessoais, não há a necessidade de registro na ata da reunião de condomínio.
Esses eventos devem ser registrados quando alguma situação pode gerar alguma punição, multa ou mesmo advertência para algum participante.
Contar com uma administradora de condomínios é fundamental, inclusive para elaboração da ata da reunião. Essa empresa possui experiência em aconselhamento para a construção de uma rotina de feitura, registro e mesmo divulgação deste documento.
Assim, problemas que podem aparecer são resolvidos. Como não é possível realizar uma assembleia sem uma ata de reunião de condomínio, é algo que deve ser bem executado. Por isso, a SATS pode ajudar seu edifício, entre em contato e veja como contar com essa ajuda.
